Una de las alternativas más eficientes para disminuir costes es la digitalización. Esto implica diferenciar los procesos que se llevan a cabo en la empresa y aplicar tecnologías de la información para automatizar o ayudar a la realización de operaciones realizadas por trabajadores o empresas externas.

¿Cómo elegir procesos a digitalizar?

Este proceso implica varios retos que pueden resultar difíciles de solventar y hacer que sea costoso de llevar a cabo haciéndolo menos interesante.

Tenemos:

• Distinción de procesos a digitalizar
  Enumera los procesos que más tiempo te consumen

• Definición de alcance de la digitalización de un proceso
  Asociale a cada proceso la definición detallada de los pasos que lo componene y los actores que intevienen.

• Evaluar y justificar el retorno de la inversión de un proceso
  Evalúa el coste de digitalizar cada proceso (píde ayuda a un proveedor de servicios digitales), calcula el beneficio que te traerá (ahorro de costes) y calcula cuánto tiempo tardarás en obtener lo invertido.

• Selección de proveedores de digitalización
  Busca un proveedor de soluciones digitales que se adapte a tus necesidades.

• Seguimiento y evolución del proceso
  Una vez implantada la solución, es necesario comprobar que se adapta a tus necesidades y está comportando la mejora en los costes. Además, lo más importante, que la inversión se está recuperando al ritmo esperado.

Todos estos retos son en sí mismos un problema a resolver que no es trivial, pero cada uno de ellos es básico para que la optimización sea efectiva y se justifique.

Ser capaz de definir correctamente cada proceso, asignarle un coste y un tiempo de retrono de la inversión te permitirá saber si es viable y entender qué prioridades definir. Además, de cara a la implementación, te resultará más sencillo en el proceso de definición de la contratación.

¿Solo para los grandes?

No, la digitalización de procesos abarca tantas áreas y tiene tan dispares soluciones que no es únicamente para empresas grandes ya que no hace falta una gran inversión para llevarla a cabo.

Además, en muchas ocasiones este tipo de inversiones tienen ayudas (como por ejemplo el programa Kit Digital).

Si tienes dudas sobre cómo afrontar la digitalización, ponte en contacto con nosotros.

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Esto a veces no tiene porqué ser una cosa u otra, sino que hay soluciones mixtas.

Productos

Contratar un producto para la implantación en una empresa suele ser lo más rápido, de coste más contenido y, a priori más conveniente. Sin embargo, hay algunos inconvenientes.

• Ajustar procesos al producto

  Al implantar un software que no haya sido diseñado para reemplazar un producto interno, nos podemos encontrar con situaciones en las que haya que adaptar el proceso a la herramienta. Esto puede suponer retrasos y errores de uso que deben ser tenidos en cuenta a la hora de comparar entre un producto y una solución ad-hoc.

• Personalización

  Es importante tener en cuenta qué aspectos del proceso se diferencian de la metodología implementada en el producto y entender de qué manera se puede configurar para adaptar su funcionamiento lo más posible.

• Soporte

  En un producto desarrollado genéricamente, es más costoso que el proveedor entienda tus procesos perfectamente, por lo que a la hora de ofrecerte soporte es posible que no entienda tus necesidades ya que el sistema puede no haberse diseñado con el mismo objetivo que el proceso que va a manejar.

De cara a minimizar los inconvenientes de implantar un producto previamente diseñado, debes tener en cuenta todos los puntos del proceso que va a automatizar, ponerlo a prueba de la manera más realista posible y ponerte en contacto con el proveedor para asegurarte que ha sido diseñado con el mismo objetivo.

Herramientas a medida

Las herramientas a medidad se adaptan perfectamente al proceso que intentas automatizar, no necesitan personalización y el soporte es más efectivo ya que quien lo ha diseñado lo ha hecho en base a los parámetros del proceso de tu empresa, sin embargo, tiene dos inconvenientes.

• Tiempo de implantación

  El tiempo de puesta en servicio de las herramientas suele ser de meses y requerir validaciones iterativas por ambas partes.

• Coste

  Al aumentar el tiempo de implantación, también aumenta el coste de este tipo de soluciones.

Soluciones mixtas

Las nuevas metodologías de desarrollo permiten diseñar sistemas modulares que atacan los problemas uno a uno y permiten reutilizar piezas de software en diferentes entornos y soluciones.

Este tipo de soluciones permiten que un proveedor de software implemente una solucuión a medida a base de componer estas piezas ya hechas y probadas junto con otras que adapten los procesos de tu negocio que son específicos a él.

Por ejemplo, un módulo de gestión de documentos contables será de utilidad en empresas de diferentes sectores o formas de operar, ya que este aspecto está regulado, por lo que si una solución consta de esta pieza junto con otras que permitan generar esos documentos en base a diferentes procesos, gran parte del trabajo estará hecho.

Este tipo de soluciones suelen tener un coste y tiempo de puesta en servicio medios, ganando en una alta personalización y especificación, lo que las convierte en una solución ideal para empresas que quieran automatizar procesos de la manera más eficiente y rápida posible.

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Un proceso sencillo

Sí, contratar software es un proceso sencillo si tenemos bien claro qué necesitamos y sabemos dejarnos guiar por buenos profesionales que tengan experiencia en resolver problemas de diferente índole. Resumiendo, el proceso consta de los siguientes pasos:

1. Definición de requisitos
2. Especificación funcional y diseño técnico
3. Presupuesto y contrato de prestación de servicios

El primer paso, es que le cuentes a tu proveedor qué necesitas. Aquí es importante que detalles todas tus necesidades, sin dejarte detalles. Una buena estrategia puede ser que primero enumeres tus procesos, describas cada una por separado intentando entrar en el mayor detalle posible. De esta manera podrás trasladar la información de manera más estructurada posible a tu proveedor.

Una vez el alcance quede bien definido, es escencial que se redacte una especificación funcional. Este es el documento donde tu proveedor debe detallar lo que hará la el sistema que se desarrollará, cómo interectuará con los usuarios y cómo lo hará con otros sistemas. En ocasiones se acompaña de un diseño técnico que, aunque no suele ser necesario, puede ser de utilidad para comparar diferentes soluciones en cuanto sus aspectos técnicos.

Una vez hayas validado la especificación funcional, se te presentará un presupuesto. Aquí es importante que exijas un contrato de prestación de servicios que tenga como anexo la especificación acordada. Esto te dará la cobertura legal para exigirle a tu proveedor que cumpla con todos los requisitos.

Exíge tu especificación funcional

Es tu contrato con el proveedor y, como tal, es importante que la exijas y examines con cautela. Estos documentos deben dejar claro, sin ambiguedades, qué es lo que realizará el sistema con la información que maneje y en su interacción con usuarios u otros sistemas.

Es importante tener en cuenta que cuantos más problemas, dudas o vacíos se aclaren durante la fase de definición funcional, más sencillos sea el desarrollo de la solución y más se ajuste a lo esperado, es por eso que no deben tenerse prisas en esta fase.

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